UPPGIFTSADMINISTRATÖRENS INFORMATIONSSKYLDIGHET

MED AVSEENDE PÅ DEN REGISTRERADE

(INFORMATIONSKLAUSUL)

Sekretesspolicy

Uppfyllande av den rättsliga skyldighet som regleras av bestämmelserna i art. 13 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning personuppgifter, nedan kallad GDPR, Europeiska unionens officiella tidning av den 04.05.2016 L. 119/1), informerar OXIMO om att:

1. Administratören av dina personuppgifter (den s.k. ADB:n) är OXIMO Ltd

med huvudkontor i Łężyce, 84-207 på ul. Topolowa 1a; e-post: biuro@oximo.pl, skattenummer PL5882481575

tel .: +48 518-469-199

2. Om du har några frågor eller kommentarer angående dina personuppgifter, vänligen kontakta oss: e-post: biuro@oximo.pl, telefon: +48 518-469-199

3. För att kunna bedriva sin verksamhet samlar OXIMO in och använder information som identifierar fysiska personer (nedan kallat ”personuppgifter”), inklusive information om våra kunder, uppdragstagare och samarbetspartners.

Som en del av vårt åtagande att skydda personuppgifter vill vi att du tydligt informerar oss:

– varför och hur OXIMO samlar in, använder och lagrar dina personuppgifter;

– på vilken rättslig grund dessa personuppgifter behandlas och

– vilka rättigheter du har och vilka skyldigheter vi har i samband med denna behandling.

4. I denna klausul informerar OXIMO om alla former av användning av personuppgifter (”behandling”) i förhållande till fysiska personer som är:

– kunder, inklusive potentiella, till OXIMO

– samarbetspartners, anställda, lagstadgade företrädare, ombud eller representanter för sådana kunder och

– andra personer vars uppgifter vi behandlar i syfte att utfärda eller behandla fakturor som en del av samarbetet med kunder (gemensamt ”du” eller ”kunder”). 5. I samband med samarbetet mellan dig och OXIMO, vilket särskilt kan bestå i att: ingå köp- och säljavtal, förse kunder eller enheter som samarbetar med kunder med OXIMO-produkter, samarbeta vid försäljning och marknadsföring av dessa produkter, samt samarbete genom mellanhänder, kan vi behandla de personuppgifter som du tillhandahåller, såsom

a. för- och efternamn, företag, företagsadress och korrespondensadresser,

b. nummer i relevanta register (t.ex. skattenummer etc.),

c. PESEL-nummer,

d. kontaktuppgifter, t.ex. e-postadress, telefon- eller faxnummer

e. vilken befattning du har inom din organisation

f. bankkontonummer.

Vid ingående av avtal direkt mellan dig och OXIMO är det frivilligt att lämna de uppgifter som anges ovan, men de är nödvändiga för att kunna ingå avtalet och hantera samarbetet mellan kunden och OXIMO. Om du inte ingår avtal direkt med OXIMO kan det vara din tjänsteplikt att lämna personuppgifter. Konsekvensen av att inte tillhandahålla uppgifter är att OXIMO inte kan utföra ovanstående åtgärder (till exempel kan underlåtenhet att tillhandahålla uppgifter leda till att en faktura inte kan behandlas).

6. Överföring av personuppgifter utanför OXIMO får endast ske i särskilda situationer. Uppgifterna kan komma att överföras till mottagare och andra tredje parter för att uppnå de syften som anges i punkt 5 i den utsträckning de är nödvändiga för att de ska kunna utföra de uppgifter som OXIMO har beställt, om det krävs enligt lag eller om OXIMO har en annan rättslig grund. Följande kan anses vara mottagare eller andra tredje parter:

a. enheter som behandlar personuppgifter för OXIMOs räkning, såsom leverantörer av IT-system, en enhet som tillhandahåller tjänster inom området Human Resources och Payroll eller enheter som tillhandahåller dokumentarkiveringstjänster. Dessa typer av enheter bestämmer inte självständigt hur de ska behandla dina personuppgifter. De behandlar personuppgifter endast i den utsträckning det är nödvändigt för att OXIMO ska kunna bedriva sin verksamhet. OXIMO som ADB för dina personuppgifter har kontroll över driften av sådana enheter genom lämpliga avtalsbestämmelser som skyddar din integritet.

b. nationella offentliga förvaltningsmyndigheter (t.ex. polisen), myndigheter i andra EU-medlemsstater (t.ex. myndigheter som inrättats för att skydda personuppgifter i andra medlemsstater) eller domstolar, om så krävs enligt tillämplig nationell lagstiftning eller EU-lagstiftning eller på deras begäran; c. kurir- eller posttjänstleverantörer;

d. Transport- och speditionsföretag;

e. andra personer inom en viss kunds organisation.

7. Vi får inte behandla personuppgifter om vi inte har en giltig rättslig grund. Därför behandlar vi endast personuppgifter om:

a.behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalsförpliktelser gentemot dig, om du är part i ett avtal som ingåtts med OXIMO eller om du beställer produkter som OXIMO erbjuder;

b. behandlingen är nödvändig för att uppfylla våra rättsliga förpliktelser

t.ex. skyldigheten att utfärda en faktura eller annan handling som krävs enligt lag, eller om vi uttryckligen är skyldiga att göra det enligt lag (detta gäller fall där vi tillhandahåller kunduppgifter på begäran av behöriga myndigheter eller domstolar);

c. behandlingen är nödvändig för OXIMO:s eller tredje mans berättigade intressen och inte otillbörligt påverkar dina intressen eller grundläggande rättigheter och friheter.

8. Observera att när vi behandlar personuppgifter på denna grund strävar vi alltid efter att upprätthålla en balans mellan vårt legitima intresse och din integritet. Dessa ”berättigade intressen” är:

– ingå och fullgöra avtal med kunder som är organisatoriska enheter utan juridisk personlighet eller juridiska personer (förfarande i enlighet med artikel 6.1 b i GDPR);

– att OXIMO inom ramen för sin verksamhet fastställer eller driver civilrättsliga anspråk samt försvarar sig mot sådana anspråk;

– verifiering av kunder i offentliga register;

– kontakt med kunder, inklusive förande av interna kundregister för att OXIMO ska kunna kontakta kunder;

– grundläggande utbyte av kunddata med hjälp av IT-system som OXIMO använder.

9. I samband med ovanstående kommer dina personuppgifter att behandlas med stöd av art. 6 sek. 1 lit. b, c, f i den allmänna förordningen om skydd av personuppgifter av den 27 april 2016;

I andra fall kommer dina personuppgifter endast att behandlas på grundval av förhandsgodkännande i den utsträckning och för det syfte som anges i godkännandet, i enlighet med art. 6 sek.

1 lit. a, som kan återkallas när som helst utan att det påverkar lagligheten av behandling som grundar sig på samtycke innan det återkallas.

10. Uppgifter som samlas in från andra källor – vi kan få dina personuppgifter från allmänt tillgängliga källor, t.ex. CEIDG:s eller KRS:s företagsregister, för att verifiera den information som tillhandahålls av kunderna. Omfattningen av de uppgifter som behandlas kommer i detta fall att begränsas till uppgifter som är tillgängliga för allmänheten i relevanta register.

Vi kan också få dina personuppgifter från enheter där du är anställd eller som du representerar. Omfattningen av de uppgifter som behandlas kommer i detta fall att omfatta information som är nödvändig för fullgörandet av avtalet mellan OXIMO och en sådan enhet, t.ex. information om att din anställning hos en viss enhet upphör, ändrade kontaktuppgifter eller ändrad officiell ställning.

11. Dina personuppgifter kommer endast att behandlas av våra behöriga medarbetare som måste ha tillgång till uppgifterna för att kunna utföra sina arbetsuppgifter; dina personuppgifter kan komma att överlåtas för behandling till andra enheter för ändamål som överensstämmer med de avtal om överlåtelse av behandling av personuppgifter som OXIMO undertecknat eller på grundval av allmänt tillämplig lag.

12. I vissa situationer har vi rätt att vidarebefordra dina uppgifter, om det är nödvändigt för att fullgöra avtalet: enheter som deltar i tillhandahållandet av tjänsten och andra mottagare av uppgifter, inklusive advokatbyråer, lagstadgade revisorer, inkassoenheter i händelse av att driva krav på eftersläpande avgifter, enheter som tillhandahåller tjänster inom området för leverans av korrespondens relaterad till fullgörandet av avtalet och andra institutioner som är auktoriserade enligt allmänt tillämplig lag.

13. Dina personuppgifter kommer att lagras under den tid som avtalet och de skyldigheter som följer av det gäller, och i enlighet med andra bestämmelser i allmän lag, särskilt bokföringslagen av den 29 september 1994 (Journal of Laws 2018.0.395 med ändringar) – skattelagstiftningen.

Oavsett ovanstående perioder kan dina uppgifter komma att behandlas av OXIMO i syfte att fastställa eller driva civilrättsliga anspråk av OXIMO som en del av dess verksamhet, samt försvar mot sådana anspråk – under de relevanta preskriptionstiderna för sådana anspråk, dvs. i princip inte längre än 6 år efter den händelse som ger upphov till anspråket.

14. Varje person har rätt att få tillgång till sina personuppgifter som behandlas av OXIMO. Om du anser att någon information som rör dig är felaktig eller ofullständig, vänligen informera oss omedelbart. Vårt företag kommer att korrigera sådan information utan onödigt dröjsmål. Därutöver har du rätt att:

– återkalla ditt samtycke i det fall OXIMO har inhämtat sådant samtycke för behandling 16. Som svar på din begäran kan OXIMO be dig att verifiera din identitet eller att tillhandahålla information som hjälper oss att bättre förstå situationen. Vi kommer att göra vårt bästa för att förklara vårt beslut för dig om dina önskemål inte uppfylls.

17. Dina personuppgifter kan komma att användas för att fatta beslut på ett automatiserat sätt på grundval av personuppgifter som behandlas som en del av OXIMO:s fullgörande av avtalet, och konsekvensen av sådan behandling kommer att vara möjligheten att fastställa dina personliga preferenser och beteenden baserat på dina personuppgifter och historiken för ditt affärssamarbete med OXIMO-bolaget. Profileringen kommer att användas i syfte att förbereda och presentera ett individuellt, skräddarsytt marknadsföringserbjudande för dig.

18. Dina personuppgifter överförs inte till ett tredje land (utanför EES) eller en internationell organisation. Detta kan dock hända. Om vi måste överföra dina personuppgifter utanför EU/EES kommer vi att se till att det finns särskilda skyddsåtgärder i form av modellklausuler, och vi kommer att se till att en adekvat nivå av dataskydd tillämpas för att skydda dina uppgifter.

19. Om du inte är nöjd med hur OXIMO behandlar dina personuppgifter, vänligen meddela oss om problemet, så kommer vi att undersöka eventuella oegentligheter. Vänligen rapportera din oro genom att använda kontaktuppgifterna ovan.

Du har också rätt att lämna in ett klagomål till ordföranden för byrån för skydd av personuppgifter (PUODO), ul. Rates 2.00-193 Warszawa, telefon: 22 531 03 00, fax. 22 531 03 01, e-post: kancelaria@uodo.gov.pl; när du anser att behandlingen av dina personuppgifter strider mot bestämmelserna i den allmänna förordningen om skydd av personuppgifter av den 27 april 2016.

20. För att hålla dina personuppgifter uppdaterade och korrekta kan vi då och då be dig att kontrollera och bekräfta de personuppgifter vi har om dig, eller att informera oss om eventuella ändringar av dessa personuppgifter (t.ex. ändring av e-postadress). Vi uppmuntrar dig att regelbundet kontrollera att de behandlade personuppgifterna är korrekta, uppdaterade och fullständiga.

21. Att tillhandahålla dina personuppgifter är medvetet och frivilligt, men nödvändigt för att ingå och genomföra avtal eller andra civilrättsliga aktiviteter. Om du vägrar eller motsätter dig behandling av dessa kommer det att leda till att du inte kan ingå avtal eller samarbeta med OXIMO.

22. Sociala verktyg.

Våra webbplatser använder plugins och andra sociala verktyg som tillhandahålls av sociala nätverk såsom Facebook, Instagram, Google, LinkedIn.

Genom att visa vår webbplats som innehåller ett sådant plugin kommer din webbläsare att upprätta en direkt anslutning till servrarna för administratörer av sociala nätverk (tjänsteleverantörer). Innehållet i insticksprogrammet överförs av den angivna tjänsteleverantören direkt till din webbläsare och integreras med webbplatsen. Tack vare denna integration får tjänsteleverantörerna information om att din webbläsare har visat vår webbplats, även om du inte har en profil hos en viss tjänsteleverantör eller inte är inloggad för tillfället. Sådan information (tillsammans med din IP-adress) skickas av din webbläsare direkt till servern hos en viss tjänsteleverantör (vissa servrar finns i USA) och lagras där.

Om du har loggat in på en av de sociala nätverkssajterna kan denna tjänsteleverantör direkt koppla ett besök på vår webbplats till din profil på en viss social nätverkssajt.

Om du använder ett visst insticksprogram, t.ex. genom att klicka på ”Gilla”- eller ”Dela”-knappen, kommer den relevanta informationen också att skickas direkt till den aktuella tjänsteleverantörens server och lagras där.

Dessutom kommer denna information att publiceras på ett visst socialt nätverk och visas för personer som lagts till som dina kontakter. Syftet med och omfattningen av datainsamlingen och tjänsteleverantörernas vidare behandling och användning av uppgifterna, liksom möjligheten till kontakt och dina rättigheter i detta avseende och möjligheten att göra inställningar för att skydda din integritet, beskrivs i sekretesspolicyn för enskilda tjänsteleverantörer.

Facebook – https://www.facebook.com/legal/FB_Work_Privacy,

Instagram – https://help.instagram.com/519522125107875?helpref=page_content,

Google – https://policies.google.com/privacy?hl=pl,

LinkedIn – https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy.

Om du inte vill att sociala nätverk ska tilldela de uppgifter som samlas in under ditt besök på vår webbplats direkt till din profil på en viss webbplats, måste du logga ut från denna webbplats innan du besöker vår webbplats. Du kan också helt förhindra laddning av plugins på webbplatsen genom att använda lämpliga tillägg för din webbläsare, t.ex. skriptblockering.

23. Denna klausul kan bli föremål för ytterligare ändringar. Om det krävs enligt lag kommer information om framtida ändringar eller tillägg till den behandling av personuppgifter som beskrivs i denna punkt och som kan gälla dig att lämnas till dig genom den lämpliga kommunikationsform som OXIMO vanligtvis använder i kontakter med kunder och entreprenörer.

OXIMO

Personuppgiftsansvarig