INFORMAČNÁ POVINNOSŤ SPRÁVCU ÚDAJOV

VO VZŤAHU K DOTKNUTEJ OSOBE

(INFORMAČNÁ DOLOŽKA)

Politika ochrany osobných údajov

Plnenie zákonnej povinnosti upravenej ustanoveniami čl. 13 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane osobných údajov, ďalej len „GDPR“, Zbierka zákonov Európskej únie zo dňa 04.05.2016 L. 119/1), OXIMO informuje, že

1. Správcom vašich osobných údajov (tzv. ADO) je spoločnosť OXIMO s.r.o.

so sídlom v Łężycach, 84-207 na ul. Topolowa 1a; e-mail: biuro@oximo.pl, daňové číslo PL5882481575

tel.: +48 518-469-199

2. Ak máte akékoľvek otázky alebo pripomienky týkajúce sa vašich osobných údajov, kontaktujte nás: e-mail: biuro@oximo.pl, tel: +48 518-469-199

3. Spoločnosť OXIMO za účelom výkonu svojej činnosti zhromažďuje a používa informácie identifikujúce fyzické osoby (ďalej len „osobné údaje“) vrátane informácií o našich klientoch, zmluvných partneroch a spolupracovníkoch.

V rámci nášho záväzku ochrany osobných údajov vás chceme jasne informovať:

– prečo a ako OXIMO zhromažďuje, používa a uchováva vaše osobné údaje;

– na akom právnom základe sa tieto osobné údaje spracúvajú a

– aké sú vaše práva a naše povinnosti v súvislosti s týmto spracovaním.

4. V tomto bode OXIMO informuje o všetkých formách používania osobných údajov (ďalej len „spracúvanie“) vo vzťahu k fyzickým osobám, ktoré sú:

– klientmi, vrátane potenciálnych, spoločnosti OXIMO

– partneri, zamestnanci, štatutárni zástupcovia, splnomocnenci alebo zástupcovia týchto klientov a

– iné osoby, ktorých údaje spracúvame na účely vystavenia alebo spracovania faktúr v rámci spolupráce s klientmi (spoločne „vy“ alebo „zákazníci“). 5. V súvislosti so spoluprácou medzi vami a spoločnosťou OXIMO, ktorá môže spočívať najmä v: uzatváraní kúpno-predajných zmlúv, poskytovaní produktov OXIMO zákazníkom alebo subjektom spolupracujúcim so zákazníkmi, spolupráci pri predaji a reklame týchto produktov, ako aj v spolupráci sprostredkovateľov, môžeme spracúvať vami poskytnuté osobné údaje, ako napr:

a. meno a priezvisko, firma, adresa sídla a korešpondenčné adresy,

b. čísla v príslušných registroch (napr. daňové číslo atď.),

c. číslo PESEL,

d. kontaktné údaje, ako je e-mailová adresa alebo telefónne či faxové číslo

e. pozíciu, ktorú zastávate v rámci vašej organizácie,

f. číslo bankového účtu.

Pri uzatváraní zmluvy priamo medzi vami a spoločnosťou OXIMO je poskytnutie vyššie uvedených údajov dobrovoľné, ale nevyhnutné na účely uzatvorenia zmluvy a vybavenia spolupráce medzi zákazníkom a spoločnosťou OXIMO. Ak neuzatvárate zmluvu priamo so spoločnosťou OXIMO, môže byť poskytnutie osobných údajov vašou úradnou povinnosťou. Dôsledkom neposkytnutia údajov je nemožnosť vykonať vyššie uvedené úkony zo strany OXIMO (napríklad neposkytnutie údajov môže mať za následok nemožnosť spracovať faktúru)

6. Prenos osobných údajov mimo spoločnosti OXIMO sa môže uskutočniť len v určitých situáciách. Údaje môžu byť odovzdané príjemcom a iným tretím stranám na dosiahnutie účelov uvedených v bode 5 v rozsahu, v akom sú potrebné na plnenie úloh objednaných spoločnosťou OXIMO, ak to vyžaduje zákon alebo ak má spoločnosť OXIMO iný právny základ. Za príjemcov alebo iné tretie strany možno považovať:

a. subjekty spracúvajúce osobné údaje v mene spoločnosti OXIMO, ako sú dodávatelia IT systémov, subjekt poskytujúci služby v oblasti ľudských zdrojov a miezd alebo subjekty poskytujúce služby archivácie dokumentov. Tieto typy subjektov nerozhodujú samostatne o spôsobe spracovania vašich osobných údajov. Osobné údaje spracúvajú len v rozsahu, ktorý je nevyhnutný pre výkon činnosti spoločnosti OXIMO. OXIMO ako ADO vašich osobných údajov má kontrolu nad činnosťou týchto subjektov prostredníctvom príslušných zmluvných ustanovení chrániacich vaše súkromie.

b. všetky orgány štátnej správy (napr. polícia), orgány iných členských štátov EÚ (napr. orgány zriadené na ochranu osobných údajov v iných členských štátoch) alebo súdy, ak to vyžadujú príslušné vnútroštátne právne predpisy alebo právne predpisy EÚ alebo na ich žiadosť; c. poskytovatelia kuriérskych alebo poštových služieb;

d. prepravné a zasielateľské spoločnosti;

e. iné osoby v rámci organizácie daného klienta.

7. Osobné údaje nemôžeme spracúvať, ak nemáme platný právny základ. Osobné údaje preto spracúvame len vtedy, ak:

spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvných záväzkov voči vám, ak ste zmluvnou stranou zmluvy uzavretej so spoločnosťou OXIMO alebo si objednávate produkty ponúkané spoločnosťou OXIMO;

b. spracovanie je nevyhnutné na splnenie našich zákonných povinností

napr. povinnosť vystaviť faktúru alebo iný doklad vyžadovaný zákonom, alebo nám to výslovne ukladá zákon (týka sa to prípadov poskytovania údajov o zákazníkoch na žiadosť príslušných orgánov alebo súdov);

c. spracúvanie je nevyhnutné pre oprávnené záujmy spoločnosti OXIMO alebo tretej strany a nemá neprimeraný vplyv na vaše záujmy alebo základné práva a slobody.

8. Upozorňujeme, že pri spracúvaní osobných údajov na tomto základe sa vždy snažíme zachovať rovnováhu medzi naším oprávneným záujmom a vaším súkromím. Tieto „oprávnené záujmy“ sú:

– uzatváranie a plnenie zmlúv so Zákazníkmi, ktorí sú organizačnými zložkami bez právnej subjektivity alebo právnickými osobami (postup podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR);

– zakladanie alebo uplatňovanie občianskoprávnych nárokov spoločnosťou OXIMO v rámci jej činnosti, ako aj obrana proti takýmto nárokom;

– overovanie zákazníkov vo verejných registroch;

– kontakt so zákazníkmi, vrátane vedenia interných registrov zákazníkov, ktoré umožnia spoločnosti OXIMO kontaktovať zákazníkov;

– základná výmena údajov o zákazníkoch prostredníctvom informačných systémov používaných spoločnosťou OXIMO.

9. V súvislosti s vyššie uvedeným budú vaše osobné údaje spracúvané na základe čl. 6 ods. 1 písm. b, c, f všeobecného nariadenia o ochrane osobných údajov z 27. apríla 2016;

10. V ostatných prípadoch budú vaše osobné údaje spracúvané len na základe predchádzajúceho súhlasu v rozsahu a na účel uvedený v súhlase podľa čl. 6 ods.

1 písm. a), ktorý možno kedykoľvek odvolať bez toho, aby to malo vplyv na zákonnosť spracúvania založeného na súhlase pred jeho odvolaním.

10. Údaje získané z iných zdrojov – vaše osobné údaje môžeme získať z verejne dostupných zdrojov, ako sú napríklad obchodné registre CEIDG alebo KRS, na overenie informácií poskytnutých zákazníkmi. Rozsah spracúvaných údajov bude v tomto prípade obmedzený na údaje verejne dostupné v príslušných registroch.

Vaše osobné údaje môžeme získať aj od subjektov, v ktorých ste zamestnaní alebo ktoré zastupujete. Rozsah spracúvaných údajov bude v tomto prípade zahŕňať informácie potrebné na plnenie zmluvy medzi OXIMO a takýmto subjektom, napr. informácie o ukončení vášho pracovného pomeru s daným subjektom, zmene kontaktných údajov alebo zmene oficiálnej pozície.

11. Vaše osobné údaje budú spracúvať len naši poverení zamestnanci, ktorí musia mať prístup k údajom na plnenie svojich povinností; Vaše osobné údaje môžu byť zverené na spracovanie iným subjektom na účely, ktoré sú v súlade so zmluvami o poverení spracúvaním osobných údajov podpísanými spoločnosťou OXIMO alebo na základe všeobecne záväzných právnych predpisov.

12. V niektorých situáciách sme oprávnení poskytnúť Vaše údaje, ak je to nevyhnutné na plnenie zmluvy: subjektom podieľajúcim sa na poskytovaní služby a iným príjemcom údajov, vrátane advokátskych kancelárií, štatutárnych audítorov, subjektov zaoberajúcich sa vymáhaním pohľadávok v prípade vymáhania nedoplatkov s poplatkami, subjektom poskytujúcim služby v oblasti doručovania korešpondencie súvisiacej s plnením zmluvy a iným inštitúciám oprávneným na základe všeobecne záväzných právnych predpisov.

13. Vaše osobné údaje budú uchovávané počas trvania zmluvy a záväzkov z nej vyplývajúcich a v súlade s ďalšími ustanoveniami všeobecne záväzných právnych predpisov, najmä zákona o účtovníctve z 29. septembra 1994 (Zbierka zákonov 2018.0.395 v znení neskorších predpisov) – daňový poriadok.

Bez ohľadu na vyššie uvedené lehoty môže spoločnosť OXIMO spracúvať vaše údaje na účely vzniku alebo uplatnenia občianskoprávnych nárokov spoločnosti OXIMO v rámci jej podnikateľskej činnosti, ako aj na obranu proti takýmto nárokom – počas príslušných premlčacích lehôt pre takéto nároky, t. j. v zásade nie dlhšie ako 6 rokov od udalosti, ktorá viedla k vzniku nároku.

14. Každá osoba má právo na prístup k svojim osobným údajom spracúvaným spoločnosťou OXIMO. Ak sa domnievate, že niektoré informácie týkajúce sa vašej osoby sú nesprávne alebo neúplné, bezodkladne nás o tom informujte. Naša spoločnosť takéto informácie bez zbytočného odkladu opraví. Okrem toho máte právo:

– odvolať svoj súhlas v prípade, že spoločnosť OXIMO získala takýto súhlas na spracovanie 16. V reakcii na vašu žiadosť vás spoločnosť OXIMO môže požiadať o overenie vašej totožnosti alebo o poskytnutie informácií, ktoré nám pomôžu lepšie pochopiť situáciu. V prípade nesplnenia vašich požiadaviek sa vám budeme snažiť vysvetliť naše rozhodnutie.

17. Vaše osobné údaje môžu byť použité na rozhodovanie automatizovaným spôsobom na základe osobných údajov spracúvaných v rámci plnenia zmluvy spoločnosťou OXIMO, pričom dôsledkom takéhoto spracúvania bude možnosť určiť vaše osobné preferencie a správanie na základe vašich osobných údajov a histórie vašej obchodnej spolupráce so spoločnosťou OXIMO. Profilovanie bude použité na účely prípravy a predloženia individuálnej, na mieru šitej marketingovej ponuky.

18. Vaše osobné údaje sa neprenášajú do tretej krajiny (mimo EHP) alebo medzinárodnej organizácii. Môže sa to však stať. Ak budeme musieť vaše osobné údaje preniesť mimo EÚ/EHP, zabezpečíme osobitné záruky vo forme vzorových doložiek a zabezpečíme, aby sa na ochranu vašich údajov uplatňovala primeraná úroveň ochrany údajov.

19. Ak nie ste spokojní so spôsobom, akým spoločnosť OXIMO spracúva vaše osobné údaje, upozornite nás na problém a my prešetríme všetky nezrovnalosti. Svoje obavy nahláste prostredníctvom vyššie uvedených kontaktných údajov.

Máte tiež právo podať sťažnosť predsedovi Úradu na ochranu osobných údajov (PUODO), ul. Rates 2.00-193 Varšava, tel.: 22 531 03 00, fax. 22 531 03 01, e-mail: kancelaria@uodo.gov.pl; ak sa domnievate, že spracúvanie vašich osobných údajov porušuje ustanovenia všeobecného nariadenia o ochrane osobných údajov z 27. apríla 2016.

20. Aby sme udržiavali vaše osobné údaje aktuálne a presné, môžeme vás z času na čas požiadať, aby ste skontrolovali a potvrdili osobné údaje, ktoré o vás uchovávame, alebo aby ste nás informovali o akýchkoľvek zmenách týchto osobných údajov (napríklad o zmene e-mailovej adresy). Odporúčame vám, aby ste pravidelne kontrolovali, či sú spracúvané osobné údaje správne, aktuálne a úplné.

21. Poskytnutie vašich osobných údajov je vedomé a dobrovoľné, ale nevyhnutné na uzatvorenie a realizáciu zmlúv alebo iných občianskoprávnych činností. Odmietnutie alebo nesúhlas s ich spracovaním bude mať za následok nemožnosť uzavrieť zmluvu alebo spolupracovať so spoločnosťou OXIMO.

22. Sociálne nástroje.

Naše webové stránky využívajú pluginy a iné sociálne nástroje poskytované sociálnymi sieťami, ako sú Facebook, Instagram, Google, LinkedIn.

Zobrazením našej webovej stránky obsahujúcej takýto plugin váš prehliadač nadviaže priame spojenie so servermi správcov sociálnych sietí (poskytovateľov služieb). Obsah zásuvného modulu prenesie daný poskytovateľ služieb priamo do vášho prehliadača a integruje ho do webovej stránky. Vďaka tejto integrácii poskytovatelia služieb dostanú informáciu, že váš prehliadač zobrazil našu webovú stránku, aj keď nemáte profil u daného poskytovateľa služieb alebo nie ste v danom okamihu prihlásení. Takéto informácie (spolu s vašou IP adresou) posiela váš prehliadač priamo na server daného poskytovateľa služieb (niektoré servery sa nachádzajú v USA) a tam sa ukladajú.

Ak ste prihlásení na jednej zo sociálnych sietí, tento poskytovateľ služieb bude môcť priamo priradiť návštevu našej webovej stránky k vášmu profilu na danej sociálnej sieti.

Ak použijete daný doplnok, napr. kliknutím na tlačidlo „To sa mi páči“ alebo „Zdieľať“, príslušné informácie sa tiež odošlú priamo na server daného poskytovateľa služieb a tam sa uložia.

Okrem toho sa tieto informácie zverejnia na danej sociálnej sieti a zobrazia sa ľuďom pridaným ako vaše kontakty. Účel a rozsah zhromažďovania údajov a ich ďalšie spracovanie a používanie poskytovateľmi služieb, ako aj možnosť kontaktu a vaše práva v tejto súvislosti a možnosť vykonať nastavenia na ochranu vášho súkromia sú opísané v zásadách ochrany osobných údajov jednotlivých poskytovateľov služieb.

Facebook – https://www.facebook.com/legal/FB_Work_Privacy,

Instagram – https://help.instagram.com/519522125107875?helpref=page_content,

Google – https://policies.google.com/privacy?hl=pl,

LinkedIn – https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy.

Ak si neželáte, aby sociálne siete priradili údaje zhromaždené počas vašej návštevy našej webovej stránky priamo k vášmu profilu na danej webovej stránke, musíte sa pred návštevou našej webovej stránky odhlásiť z tejto webovej stránky. Načítaniu zásuvných modulov na webovej stránke môžete tiež úplne zabrániť použitím vhodných rozšírení pre váš prehliadač, napr. blokovaním skriptov.

23. Toto ustanovenie môže podliehať ďalším zmenám. Ak to bude vyžadovať zákon, všetky informácie týkajúce sa budúcich zmien alebo doplnení spracovania osobných údajov popísaných v tomto článku, ktoré sa vás môžu týkať, vám budú poskytnuté prostredníctvom vhodnej formy komunikácie, ktorú spoločnosť OXIMO zvyčajne používa v kontakte so zákazníkmi a zmluvnými partnermi.

OXIMO

Správca osobných údajov