INFORMATION DUTY OF THE DATA ADMINISTRATOR
WITH RESPECT TO THE DATA SUBJECT
(INFORMATION CLAUSE)

POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE

În conformitate cu obligațiile legale prevăzute de art. 13 din Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor, denumit în continuare GDPR, Jurnalul Oficial al Uniunii Europene din 04.05.2016 L. 119/1), OXIMO informează că:

1. Administratorul datelor dumneavoastră personale (denumit ADO) este OXIMO Ltd cu sediul în Łężyce, 84-207, str. Topolowa 1a; e-mail: biuro@oximo.pl, cod fiscal PL5882481575, tel.: +48 518-469-199.
2. Pentru orice întrebări sau comentarii referitoare la datele dumneavoastră personale, vă rugăm să ne contactați la: e-mail: biuro@oximo.pl, telefon: +48 518-469-199.
3. În desfășurarea activităților sale, OXIMO colectează și utilizează informații care identifică persoane fizice (denumite în continuare „date personale”), inclusiv informații despre clienții, contractorii și colaboratorii noștri. În angajamentul nostru de a proteja datele personale, dorim să vă informăm clar:
   • de ce și cum colectează, utilizează și stochează OXIMO datele dumneavoastră personale;
   • pe ce temei legal sunt prelucrate aceste date personale; și
   • care sunt drepturile dumneavoastră și obligațiile noastre în legătură cu această prelucrare.
4. În această clauză, OXIMO informează despre toate formele de utilizare a datelor personale („prelucrare”) în legătură cu persoanele fizice care sunt:
   • clienți, inclusiv potențiali, ai OXIMO;
   • parteneri, angajați, reprezentanți legali, împuterniciți sau reprezentanți ai acestor clienți; și
   • alte persoane ale căror date le prelucrăm în scopul emiterii sau procesării facturilor în cadrul cooperării cu clienții (denumiți colectiv „dumneavoastră” sau „clienți”).
5. În legătură cu cooperarea dintre dumneavoastră și OXIMO, care poate consta, în special, în: încheierea de contracte de vânzare-cumpărare, furnizarea de produse OXIMO către clienți sau entități care colaborează cu clienții, cooperarea în vânzarea și promovarea acestor produse, precum și cooperarea prin intermediari, putem prelucra datele personale furnizate de dumneavoastră, cum ar fi:

   a. nume și prenume, denumirea companiei, adresa de afaceri și adresele de corespondență;

   b. numere în registrele relevante (de exemplu, cod fiscal etc.);

   c. numărul PESEL;

   d. date de contact, cum ar fi adresa de e-mail sau numărul de telefon sau fax;

   e. funcția deținută în cadrul organizației dumneavoastră;

   f. numărul contului bancar.

   Furnizarea datelor menționate mai sus este voluntară, dar necesară pentru încheierea contractului și gestionarea cooperării dintre client și OXIMO. Refuzul de a furniza date poate duce la imposibilitatea desfășurării acestor activități de către OXIMO (de exemplu, neîndeplinirea unei facturi).

6. Transferul datelor personale în afara OXIMO poate avea loc doar în situații specifice. Datele pot fi transferate către destinatari și alte terțe părți pentru a atinge scopurile enumerate la punctul 5, în măsura în care este necesar pentru ca aceștia să îndeplinească sarcinile încredințate de OXIMO, dacă este cerut de lege sau dacă OXIMO are un alt temei legal. Pot fi considerați destinatari sau alte terțe părți:

   a. entități care prelucrează date personale în numele OXIMO, cum ar fi furnizori de sisteme IT, entități care oferă servicii în domeniul resurselor umane și salarizării sau entități care furnizează servicii de arhivare a documentelor. Aceste tipuri de entități nu decid independent cum să prelucreze datele dumneavoastră personale. Ele prelucrează datele personale doar în măsura în care este necesar pentru ca OXIMO să își desfășoare activitatea. OXIMO, în calitate de ADO al datelor dumneavoastră personale, controlează activitatea acestor entități prin prevederi contractuale adecvate care vă protejează confidențialitatea;

   b. orice autorități naționale de administrație publică (de exemplu, Poliția), autorități ale altor state membre ale UE (de exemplu, autorități înființate pentru protecția datelor personale în alte state membre) sau instanțe, dacă este cerut de legislația națională sau a UE aplicabilă sau la cererea acestora;

   c. furnizori de servicii de curierat sau poștale;

   d. companii de transport și expediere;

   e. alte persoane din cadrul organizației unui anumit client.

7. Nu putem prelucra datele cu caracter personal fără un temei legal valid. Prin urmare, prelucrăm datele cu caracter personal doar dacă:

   a. prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea obligațiilor contractuale față de dumneavoastră, în cazul în care sunteți parte la un contract încheiat cu OXIMO sau plasați comenzi pentru produsele oferite de OXIMO;

   b. prelucrarea este necesară pentru a ne conforma obligațiilor legale, de exemplu, obligația de a emite o factură sau un alt document cerut de lege, sau suntem explicit obligați de lege să facem acest lucru (acest lucru se aplică în cazurile de furnizare a datelor clienților la cererea autorităților competente sau a instanțelor);

   c. prelucrarea este necesară pentru interesele legitime ale OXIMO sau ale unei terțe părți și nu afectează în mod nejustificat interesele sau drepturile și libertățile dumneavoastră fundamentale.

   8. Vă rugăm să rețineți că, atunci când prelucrăm datele cu caracter personal pe această bază, ne străduim întotdeauna să menținem un echilibru între interesul nostru legitim și confidențialitatea dumneavoastră. Aceste „interese legitime” includ:

   – încheierea și executarea contractelor cu clienți care sunt unități organizaționale fără personalitate juridică sau persoane juridice (conform articolului 6 alineatul (1) litera (b) din GDPR);

   – stabilirea sau exercitarea de către OXIMO a creanțelor civile în cadrul activității sale, precum și apărarea împotriva unor astfel de creanțe;

   – verificarea clienților în registrele publice;

   – contactul cu clienții, inclusiv menținerea registrelor interne ale clienților pentru a permite OXIMO să contacteze clienții;

   – schimbul de bază al datelor clienților utilizând sistemele IT folosite de OXIMO.

   9. În legătură cu cele de mai sus, datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi prelucrate în baza art. 6 alin. 1 lit. b, c, f din Regulamentul general privind protecția datelor din 27 aprilie 2016;

   În alte cazuri, datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi prelucrate doar pe baza consimțământului prealabil, în măsura și în scopul specificat în consimțământ, conform art. 6 alin. 1 lit. a, care poate fi retras în orice moment fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia.

   10. Date colectate din alte surse – putem obține datele dumneavoastră cu caracter personal din surse publice, cum ar fi registrele de afaceri CEIDG sau KRS, pentru a verifica informațiile furnizate de clienți. Domeniul de aplicare al datelor prelucrate va fi, în acest caz, limitat la datele disponibile public în registrele relevante.

   De asemenea, putem obține datele dumneavoastră cu caracter personal de la entitățile în care sunteți angajat sau pe care le reprezentați. Domeniul de aplicare al datelor prelucrate va include, în acest caz, informațiile necesare pentru executarea contractului dintre OXIMO și respectiva entitate, de exemplu, informații despre încetarea angajării dumneavoastră la o anumită entitate, schimbarea datelor de contact sau schimbarea funcției oficiale.

   11. Datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi prelucrate doar de angajații noștri autorizați, care trebuie să aibă acces la date pentru a-și îndeplini atribuțiile; datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi încredințate spre prelucrare altor entități în scopuri conforme cu contractele de încredințare a prelucrării datelor cu caracter personal semnate de OXIMO sau pe baza legislației aplicabile.

   12. În unele situații, avem dreptul să transmitem datele dumneavoastră, dacă este necesar pentru executarea contractului: entități implicate în furnizarea serviciului și alți destinatari de date, inclusiv firme de avocatură, auditori statutari, entități de colectare a creanțelor în cazul urmăririi creanțelor pentru restanțe la plăți, entități care furnizează servicii de livrare a corespondenței legate de executarea contractului și alte instituții autorizate de legislația aplicabilă.

   13. Datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi stocate pe durata contractului și a obligațiilor care decurg din acesta și în conformitate cu alte dispoziții legale, în special Legea contabilității din 29 septembrie 1994 (Jurnalul Legilor 2018.0.395 cu modificările ulterioare) – Codul fiscal.

   Indiferent de perioadele de mai sus, datele dumneavoastră pot fi prelucrate de OXIMO în scopul stabilirii sau exercitării creanțelor civile de către OXIMO în cadrul activității sale, precum și pentru apărarea împotriva unor astfel de creanțe – pentru perioadele de prescripție relevante pentru astfel de creanțe, adică, în principiu, nu mai mult de 6 ani de la evenimentul care a dat naștere creanței.

   14. Fiecare persoană are dreptul de a accesa datele sale personale procesate de OXIMO. Dacă considerați că orice informație referitoare la dumneavoastră este incorectă sau incompletă, vă rugăm să ne informați imediat. Compania noastră va corecta aceste informații fără întârziere nejustificată. În plus, aveți dreptul de a:

   – retrage consimțământul în cazul în care OXIMO a obținut un astfel de consimțământ pentru prelucrare.

   16. În răspuns la solicitarea dumneavoastră, OXIMO vă poate cere să vă verificați identitatea sau să furnizați informații care să ne ajute să înțelegem mai bine situația. Vom face tot posibilul să vă explicăm decizia noastră în cazul în care cererile dumneavoastră nu sunt îndeplinite.

   17. Datele dumneavoastră personale pot fi utilizate pentru a lua decizii într-un mod automatizat pe baza datelor personale procesate în cadrul executării contractului de către OXIMO, iar consecința unei astfel de prelucrări va fi capacitatea de a determina preferințele și comportamentele dumneavoastră personale pe baza datelor personale și a istoricului cooperării dumneavoastră de afaceri cu compania OXIMO. Profilarea va fi utilizată în scopul pregătirii și prezentării unei oferte de marketing individuale, personalizate.

   18. Datele dumneavoastră personale nu sunt transferate către o țară terță (în afara SEE) sau către o organizație internațională. Cu toate acestea, acest lucru se poate întâmpla. Dacă va trebui să transferăm datele dumneavoastră personale în afara UE/SEE, ne vom asigura că există garanții speciale sub forma clauzelor standard și că se aplică un nivel adecvat de protecție a datelor pentru a vă proteja datele.

   19. Dacă nu sunteți mulțumit de modul în care OXIMO vă prelucrează datele personale, vă rugăm să ne informați despre problemă, iar noi vom investiga orice nereguli. Vă rugăm să raportați preocupările dumneavoastră folosind datele de contact furnizate mai sus.

   De asemenea, aveți dreptul de a depune o plângere la Președintele Oficiului pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Varșovia, telefon: 22 531 03 00, fax: 22 531 03 01, e-mail: kancelaria@uodo.gov.pl; atunci când considerați că prelucrarea datelor dumneavoastră personale încalcă prevederile regulamentului general privind protecția datelor din 27 aprilie 2016.

   20. Pentru a vă menține informațiile personale actualizate și corecte, vă putem cere din când în când să verificați și să confirmați informațiile personale pe care le deținem despre dumneavoastră sau să ne informați despre orice modificări ale acestor informații personale (cum ar fi schimbarea adresei de e-mail). Vă încurajăm să verificați periodic dacă datele personale procesate sunt corecte, actualizate și complete.

   21. Furnizarea datelor dumneavoastră personale este conștientă și voluntară, dar necesară pentru încheierea și executarea contractelor sau a altor activități de drept civil. Refuzul sau opoziția față de prelucrarea acestora va duce la imposibilitatea de a încheia un contract sau de a colabora cu OXIMO.

   22. Instrumente sociale.

   Site-urile noastre utilizează plugin-uri și alte instrumente sociale furnizate de rețele sociale precum Facebook, Instagram, Google, LinkedIn.

   Prin afișarea site-ului nostru care conține un astfel de plugin, browserul dumneavoastră va stabili o conexiune directă cu serverele administratorilor rețelelor sociale (furnizorii de servicii). Conținutul plugin-ului este transferat de furnizorul respectiv direct către browserul dumneavoastră și integrat în site. Datorită acestei integrări, furnizorii de servicii primesc informații că browserul dumneavoastră a afișat site-ul nostru, chiar dacă nu aveți un profil la furnizorul respectiv sau nu sunteți conectat în acel moment. Astfel de informații (împreună cu adresa dumneavoastră IP) sunt trimise de browserul dumneavoastră direct către serverul furnizorului respectiv (unele servere sunt situate în SUA) și stocate acolo.

   Dacă v-ați conectat la una dintre rețelele sociale, acest furnizor de servicii va putea să asocieze direct vizita pe site-ul nostru cu profilul dumneavoastră de pe rețeaua socială respectivă.

   Dacă utilizați un anumit plugin, de exemplu, făcând clic pe butonul „Îmi place” sau „Distribuie”, informațiile relevante vor fi, de asemenea, trimise direct la serverul furnizorului respectiv de servicii și stocate acolo.

   În plus, aceste informații vor fi publicate pe rețeaua socială respectivă și vor apărea pentru persoanele adăugate ca contacte ale dumneavoastră. Scopul și domeniul de aplicare al colectării datelor și prelucrarea și utilizarea ulterioară a acestora de către furnizorii de servicii, precum și posibilitatea de contact și drepturile dumneavoastră în acest sens și posibilitatea de a face setări pentru a vă proteja confidențialitatea, sunt descrise în politica de confidențialitate a fiecărui furnizor de servicii.

   Facebook – https://www.facebook.com/legal/FB_Work_Privacy,

   Instagram – https://help.instagram.com/519522125107875?helpref=page_content,

   Google – https://policies.google.com/privacy?hl=ro,

   LinkedIn – https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy.

   Dacă nu dorești ca rețelele sociale să asocieze datele colectate în timpul vizitei tale pe site-ul nostru direct cu profilul tău de pe site-ul respectiv, trebuie să te deconectezi de pe acel site înainte de a vizita site-ul nostru. De asemenea, poți preveni complet încărcarea plugin-urilor pe site utilizând extensii adecvate pentru browserul tău, de exemplu, blocarea scripturilor.

   Această clauză poate face obiectul unor modificări ulterioare. Dacă este cerut de lege, orice informație privind viitoarele modificări sau completări ale procesării datelor cu caracter personal descrise în această clauză, care te-ar putea afecta, îți va fi furnizată prin intermediul formei adecvate de comunicare utilizate de obicei de OXIMO în contactele cu clienții și colaboratorii.
   OXIMO

   Administratorul Datelor cu Caracter Personal