OBOWIĄZEK INFORMACYJNY ADMINISTRATORA DANYCH
WZGLĘDEM PODMIOTU DANYCH
(KLAUZULA INFORMACYJNA)

Polityka prywatności

Wypełniając obowiązek prawny uregulowany zapisami art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych, dalej zwane RODO, Dz. U. Urzęd. Unii Europ. z dnia 04.05.2016 r. L. 119/1), OXIMO Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością informuje, że:
1. Administratorem Państwa danych osobowych (tzw. ADO) jest OXIMO Sp. z o.o.
z siedzibą: 84-207 Łężyce, ul. Topolowa 1A, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk – Północ w Gdańsku, VIII Wydział Gospodarczy KRS. KRS: 0000972222; NIP: 5882481575; REGON: 522183781. Wysokość kapitału zakładowego 55 000 zł. e-mail: biuro@oximo.pl; tel.: + 48 518-469-199
2. Jeśli macie Państwo jakiekolwiek pytania lub uwagi dotyczące Państwa danych osobowych, prosimy o kontakt: e-mail: biuro@oximo.pl, tel.: + 48 518-469-199
3. W celu prowadzenia działalności firma OXIMO zbiera i wykorzystuje informacje identyfikujące osoby fizyczne (zwane dalej” danymi osobowymi”), w tym informacje o Naszych Klientach, Kontrahentach i Współpracownikach.
W ramach naszego zobowiązania do ochrony danych osobowych pragniemy Państwa w przejrzysty sposób poinformować:
– dlaczego i w jaki sposób OXIMO gromadzi, wykorzystuje oraz przechowuje Państwa dane osobowe;
– na jakiej podstawie prawnej przetwarzane są te dane osobowe oraz
– jakie są Państwa prawa i nasze obowiązki w związku z tym przetwarzaniem.
4. W niniejszej klauzuli OXIMO informuje o wszelkich formach wykorzystywania danych osobowych („przetwarzania”) w odniesieniu do osób fizycznych będących:
– klientami, w tym potencjalnymi, firmy OXIMO
– wspólnikami, pracownikami, przedstawicielami ustawowymi, pełnomocnikami lub reprezentantami takich klientów oraz
– innymi osobami, których dane przetwarzamy w celach wystawienia lub realizacji faktur w ramach realizacji współpracy z klientami (łącznie „Państwo” lub „Klienci”).
5. W związku ze współpracą pomiędzy Państwem a firmą OXIMO, mogącą polegać w szczególności na: zawieraniu umów kupna- sprzedaży, dostarczaniu Klientom lub podmiotom współpracującym z Klientami produktów OXIMO, współpracy przy sprzedaży i reklamie tych produktów, a także współpracy przez podmioty pośredniczące, możemy przetwarzać podane przez Państwa dane osobowe, takie jak:
a. imię i nazwisko, firma, adres prowadzenia działalności gospodarczej oraz adresy korespondencyjne,
b. numery posiadane we właściwych rejestrach (np. numer NIP lub REGON),
c. numer PESEL,
d. dane kontaktowe, takie jak adres e-mail lub numer telefonu lub faxu,
e. stanowisko zajmowane przez Państwa w ramach Państwa organizacji,
f. numer rachunku bankowego.
W przypadku zawierania umowy bezpośrednio pomiędzy Państwem a firmą OXIMO, podanie danych określonych powyżej jest dobrowolne, lecz niezbędne dla celów zawarcia umowy oraz obsługi współpracy pomiędzy Klientem oraz OXIMO. W przypadku, gdy nie zawierają Państwo umowy bezpośrednio z OXIMO, podanie danych osobowych może być Państwa obowiązkiem służbowym. Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości wykonania powyższych działań przez OXIMO (przykładowo, niepodanie danych może wiązać się z brakiem możliwości realizacji faktury)
6. Przekazywanie danych osobowych poza spółkę OXIMO może nastąpić tylko w określonych sytuacjach. Dane mogą być przekazywane odbiorcom oraz innym stronom trzecim, aby realizować cele wymienione w punkcie 5 w zakresie, w jakim są one dla nich niezbędne do wykonania zadań przez zleconych przez OXIMO, jeżeli wymaga tego przepis prawa lub jeżeli OXIMO posiada inną podstawę prawną. Za odbiorców lub inne strony trzecie uznane mogą być:
a. podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie OXIMO, takie jak dostawcy systemów informatycznych, podmiot świadczący obsługę z zakresu Kadr i Płac lub podmioty świadczące usługi archiwizacji dokumentów. Tego typu podmioty nie decydują samodzielnie o tym, w jaki sposób przetwarzać Państwa dane osobowe. Przetwarzanie przez nie danych osobowych ma miejsce tylko w zakresie, w jakim jest to niezbędne dla prowadzenia działalności przez OXIMO. OXIMO jako ADO Państwa danych osobowych ma kontrolę nad działaniem takich podmiotów za pomocą odpowiednich zapisów umownych chroniących Państwa prywatność.
b. wszelkie krajowe organy administracji publicznej (np. Policja), organy innych państw członkowskich UE (np. organy powołane do ochrony danych osobowych w innych państwach członkowskich) lub sądy, jeżeli jest to wymagane przez obowiązujące prawo krajowe lub unijne albo na ich żądanie; c. dostawcy usług kurierskich lub pocztowych;
d. firmy transportowe i spedytorskie;
e. inne osoby w ramach organizacji danego Klienta.
7. Nie możemy przetwarzać danych osobowych, jeśli nie mamy ważnej podstawy prawnej. Dlatego przetwarzamy dane osobowe tylko wtedy, gdy:
a. przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania zobowiązań umownych wobec Państwa, jeżeli są Państwo stroną umowy zawartej z OXIMO lub składają Państwo zamówienia na produkty oferowane przez OXIMO;
b. przetwarzanie jest konieczne w celu wywiązania się z naszych obowiązków prawnych,
np. obowiązku wystawienia faktury lub innego dokumentu wymaganego przepisami, lub wprost nakazuje nam to przepis prawa (dotyczy to przypadków udostępnienia danych Klientów na żądanie właściwych organów lub sądów);
c. przetwarzanie jest niezbędne dla realizacji uzasadnionych interesów OXIMO lub strony trzeciej i nie wpływa nadmiernie na Państwa interesy ani podstawowe prawa i wolności.
8. Należy pamiętać, że podczas przetwarzania danych osobowych na tej podstawie zawsze staramy się zachować równowagę między naszym uzasadnionym interesem a Państwa prywatnością. Takimi „uzasadnionymi interesami” są:
– zawieranie i wykonywanie umów z Klientami będącymi jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej lub osobami prawnymi (procedowanie w trybie art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
– ustalanie lub dochodzenie przez OXIMO roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrona przed takimi roszczeniami;
– weryfikacja Klientów w publicznych rejestrach;
– kontakt z Klientami, w tym prowadzenie wewnętrznych rejestrów Klientów służących umożliwieniu kontaktu OXIMO z Klientami;
– podstawowa wymiana danych o Klientach za pomocą systemów informatycznych używanych firmie OXIMO.
9. W związku z powyższym Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. b, c, f ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.;
W innych przypadkach Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą wyłącznie na podstawie wcześniej udzielonej zgody w zakresie i celu określonym w treści zgody, w trybie art. 6 ust.
1 lit. a, która może być cofnięta w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
10. Dane zbierane z innych źródeł- możemy pozyskiwać Państwa dane osobowe z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry przedsiębiorców CEIDG lub KRS w celu weryfikacji informacji podanych przez Klientów. Zakres przetwarzanych danych będzie w takim przypadku ograniczony do danych dostępnych publicznie w odpowiednich rejestrach.
Możemy również pozyskiwać Państwa dane osobowe od podmiotów, w których są Państwo zatrudnieni, lub którego są Państwo reprezentantami. Zakres przetwarzanych danych obejmie w takim przypadku informacje konieczne do realizacji umowy pomiędzy firmą OXIMO a takim podmiotem, np. informacje o ustaniu Państwa zatrudnienia u danego podmiotu, zmianie danych kontaktowych lub zmianie stanowiska służbowego.
11. Państwa dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie przez naszych upoważnionych pracowników, którzy muszą mieć dostęp do danych, aby wykonywać swoje obowiązki; Państwa dane osobowe mogą zostać powierzone do przetwarzania innym podmiotom w celach zgodnych z podpisywanymi przez spółkę OXIMO umowami powierzenia przetwarzania danych osobowych lub na podstawie powszechnie obowiązującego prawa.
12. W niektórych sytuacjach mamy prawo przekazywać Państwa dane, jeśli będzie to konieczne w celu realizacji umowy: podmiotom uczestniczącym w realizacji usługi i innym odbiorcom danych, w tym: kancelariom prawnym, biegłym rewidentom, podmiotom windykacyjnym w przypadku dochodzenia roszczeń z tytułu zalegania z opłatami, podmiotom świadczącym usługi w zakresie dostarczania korespondencji związanej z realizacją umowy, oraz innym instytucjom upoważnionym z mocy obowiązującego powszechnie prawa.
13. Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres trwania umowy i zobowiązań z niej wynikających oraz w zgodzie z innymi przepisami prawa powszednie obowiązującego, szczególnie Ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz.U.2018.0.395 z późn. zm.)- Ordynacja podatkowa.
Niezależnie od powyższych okresów, Państwa dane mogą być przetwarzane przez OXIMO dla celów ustalania lub dochodzenia przez OXIMO roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrony przed takimi roszczeniami – przez odpowiednie okresy przedawnienia takich roszczeń, tj. co do zasady nie dłużej niż przez 6 lat od zajścia zdarzenia skutkującego powstaniem roszczenia.
14. Każda osoba ma prawo dostępu do swoich danych osobowych przetwarzanych przez OXIMO. Jeśli uważają Państwo, że jakiekolwiek informacje dotyczące Państwa osoby są nieprawidłowe lub niekompletne, prosimy nas o tym niezwłocznie poinformować. Nasza firma bez zbędnej zwłoki skoryguje takie informacje. Ponadto mają Państwo prawo do:
– wycofania Państwa zgody w przypadku, gdy OXIMO uzyskała taką zgodę na przetwarzanie danych osobowych (przy zastrzeżeniu, że wycofanie to nie naruszy zgodności z prawem przetwarzania danych dokonanego przed wycofaniem);
– żądania usunięcia Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO;
– żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO;
– wyrażenia sprzeciwu – z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją – wobec przetwarzania Państwa danych osobowych (w tym profilowania), jeżeli takie przetwarzanie dokonywane jest w celu realizacji interesu publicznego lub uzasadnionych interesów OXIMO lub strony trzeciej;
– przeniesienia danych, tj. otrzymania danych osobowych przekazanych OXIMO w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i możliwym do odczytu maszynowego formacie oraz do żądania przesłania takich danych osobowych do innego administratora danych osobowych, bez utrudnień ze strony OXIMO i z zastrzeżeniem własnych zobowiązań dotyczących poufności.
15. Będziemy weryfikować Państwa prośby, żądania lub sprzeciwy zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych (w trybach i na zasadach określonych w Rozdziale III RODO). Należy jednak pamiętać, że prawa te nie mają charakteru bezwzględnego; przepisy przewidują wyjątki od ich stosowania.
16. W odpowiedzi na Państwa żądanie OXIMO może poprosić o zweryfikowanie Państwa tożsamości lub podanie informacji, które pomogą nam lepiej zrozumieć sytuację. Dołożymy wszelkich starań, aby wyjaśnić Państwu swoją decyzję, jeśli Państwa żądania nie zostaną spełnione.
17. Państwa dane osobowe mogą być wykorzystywane do podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany na podstawie danych osobowych przetwarzanych w ramach wykonywania umowy przez spółkę OXIMO, a konsekwencją takiego przetwarzania będzie możliwość określenia Państwa osobistych preferencji i zachowań na podstawie Państwa danych osobowych i historii Państwa współpracy gospodarczej z firmą OXIMO. Profilowanie wykorzystywane będzie na potrzeby przygotowania oraz zaprezentowania Państwu indywidualnej dopasowanej oferty marketingowej.
18. Państwa dane osobowe nie są przekazywane do państwa trzeciego (poza obszarem EOG) ani organizacji międzynarodowej. Jednakże, sytuacja taka może się zdarzyć. Jeśli będziemy musieli przenieść Państwa dane osobowe poza UE / EOG, dopilnujemy, aby istniały specjalne zabezpieczenia w postaci klauzul modelowych i zapewnimy, że odpowiedni poziom ochrony danych będzie stosowany w celu ochrony danych.
19. Jeśli nie są Państwo usatysfakcjonowani sposobem, w jaki firma OXIMO przetwarza Państwa dane osobowe, prosimy o powiadomienie nas o zaistniałym problemie, a my zbadamy wszelkie powstałe nieprawidłowości. Prosimy zgłaszać swoje wątpliwości przy użyciu danych kontaktowych podanych powyżej.
Posiadają Państwo także prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2,00-193 Warszawa, tel.: 22 531 03 00, fax. 22 531 03 01, e-mail: kancelaria@uodo.gov.pl; gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.
20. W celu zapewnienia aktualności i dokładności danych osobowych możemy okresowo prosić Państwa o sprawdzenie i potwierdzenie danych osobowych, które posiadamy na Państwa temat lub poinformowanie nas o wszelkich zmianach dotyczących tych danych osobowych (takich jak np. zmiana adresu e-mail). Zachęcamy do regularnego sprawdzania poprawności, aktualności i kompletności przetwarzanych danych osobowych.
21. Podanie przez Państwa danych osobowych jest świadome i dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i realizacji umów lub innych czynności cywilnoprawnych. Odmowa bądź przeciw w stosunku do ich przetwarzania skutkować będzie niemożliwością zawarcia umowy lub współpracy z OXIMO.
22. Narzędzia społecznościowe.
Na naszych stronach internetowych używane są wtyczki i inne narzędzia społecznościowe udostępniane przez serwisy społecznościowe, takie jak Facebook, Instagram, Google, LinkedIn.

Wyświetlając naszą stronę internetową, zawierającą taką wtyczkę, Twoja przeglądarka nawiąże bezpośrednie połączenie z serwerami administratorów serwisów społecznościowych (usługodawców). Zawartość wtyczki jest przekazywana przez danego usługodawcę bezpośrednio do Twojej przeglądarki i integrowana ze stroną. Dzięki tej integracji usługodawcy otrzymują informację, że Twoja przeglądarka wyświetliła naszą stronę, nawet jeśli nie posiadasz profilu u danego usługodawcy czy nie jesteś u niego akurat zalogowany. Taka informacja (wraz z Twoim adresem IP) jest przez Twoją przeglądarkę przesyłana bezpośrednio do serwera danego usługodawcy (niektóre serwery znajdują się w USA) i tam przechowywana.
Jeśli zalogowałeś się do jednego z serwisów społecznościowych, to usługodawca ten będzie mógł bezpośrednio przyporządkować wizytę na naszej stronie do Twojego profilu w danym serwisie społecznościowym.
Jeśli użyjesz danej wtyczki, np. klikając w przycisk „Lubię to” lub „Udostępnij”, to odpowiednia informacja zostanie również przesłana bezpośrednio na serwer danego usługodawcy i tam zachowana.
Ponadto informacje te zostaną opublikowane w danym serwisie społecznościowym i ukażą się osobom dodanym jako Twoje kontakty. Cel i zakres gromadzenia danych oraz ich dalszego przetwarzania i wykorzystania przez usługodawców, jak również możliwość kontaktu oraz Twoje prawa w tym zakresie i możliwość dokonania ustawień zapewniających ochronę Twojej prywatności zostały opisane w polityce prywatności poszczególnych usługodawców.
Facebook – https://www.facebook.com/legal/FB_Work_Privacy,
Instagram – https://help.instagram.com/519522125107875?helpref=page_content,
Google – https://policies.google.com/privacy?hl=pl,
LinkedIn – https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy.
Jeśli nie chcesz, aby serwisy społecznościowe przyporządkowywały dane zebrane w trakcie odwiedzin na naszej stronie internetowej bezpośrednio Twojemu profilowi w danym serwisie, to przed wizytą na naszej stronie musisz się wylogować z tego serwisu. Możesz również całkowicie uniemożliwić załadowanie na stronie wtyczek stosując odpowiednie rozszerzenia dla Twojej przeglądarki, np. blokowanie skryptów.
23. Niniejsza klauzula może podlegać dalszym zmianom. Jeżeli będzie to wymagane prawem, wszelkie informacje dotyczące przyszłych zmian lub uzupełnień w przetwarzaniu danych osobowych opisanym w niniejszej klauzuli, które mogą dotyczyć Państwa osoby, zostaną Państwu przekazane za pośrednictwem odpowiedniej formy komunikacji zazwyczaj używanej przez spółkę OXIMO w kontaktach z Klientami i Kontrahentami.
OXIMO Sp. z o.o.
Administrator Danych Osobowych