INFORMAČNÍ POVINNOST SPRÁVCE ÚDAJŮ

VE VZTAHU K SUBJEKTU ÚDAJŮ

(INFORMAČNÍ DOLOŽKA)

Zásady ochrany osobních údajů

Plnění zákonné povinnosti upravené ustanovením čl. 13 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen GDPR, Sbírka zákonů Evropské unie ze dne 04.05.2016 L. 119/1), OXIMO informuje, že

1. Správcem Vašich osobních údajů (tzv. ADO) je společnost OXIMO s.r.o.

se sídlem v Łężycích, 84-207 na ul. Topolowa 1a; e-mail: biuro@oximo.pl, daňové číslo PL5882481575.

tel.: +48 518-469-199

2. V případě jakýchkoli dotazů nebo připomínek týkajících se vašich osobních údajů nás prosím kontaktujte: e-mail: biuro@oximo.pl, tel: +48 518-469-199

3. Za účelem výkonu své činnosti společnost OXIMO shromažďuje a používá informace identifikující fyzické osoby (dále jen „osobní údaje“), včetně informací o našich klientech, dodavatelích a spolupracovnících.

V rámci našeho závazku k ochraně osobních údajů vás chceme jasně informovat:

– proč a jak OXIMO shromažďuje, používá a uchovává vaše osobní údaje;

– na jakém právním základě jsou tyto osobní údaje zpracovávány a

– jaká jsou vaše práva a naše povinnosti v souvislosti s tímto zpracováním.

4. V tomto bodě OXIMO informuje o všech formách použití osobních údajů („zpracování“) ve vztahu k fyzickým osobám, které jsou:

– klienty, včetně potenciálních, společnosti OXIMO

– partnery, zaměstnanci, statutárními zástupci, zmocněnci nebo zástupci těchto klientů a

– další osoby, jejichž údaje zpracováváme pro účely vystavování nebo zpracování faktur v rámci spolupráce s klienty (společně „vy“ nebo „zákazníci“). 5. V souvislosti se spoluprací mezi vámi a společností OXIMO, která může spočívat zejména v: uzavírání kupních a prodejních smluv, poskytování výrobků OXIMO zákazníkům nebo subjektům spolupracujícím se zákazníky, spolupráci při prodeji a reklamě těchto výrobků, jakož i spolupráci zprostředkovatelů, můžeme zpracovávat vámi poskytnuté osobní údaje, jako např:

a. jméno a příjmení, firma, adresa sídla a korespondenční adresy,

b. čísla v příslušných registrech (např. daňové číslo atd.),

c. číslo PESEL,

d. kontaktní údaje, jako je e-mailová adresa nebo telefonní či faxové číslo.

e. pozici, kterou zastáváte v rámci vaší organizace,

f. číslo bankovního účtu.

Při uzavírání smlouvy přímo mezi vámi a společností OXIMO je poskytnutí výše uvedených údajů dobrovolné, ale nezbytné pro účely uzavření smlouvy a vyřízení spolupráce mezi zákazníkem a společností OXIMO. Pokud neuzavíráte smlouvu přímo s OXIMO, může být poskytnutí osobních údajů vaší úřední povinností. Důsledkem neposkytnutí údajů je nemožnost provedení výše uvedených úkonů ze strany OXIMO (například neposkytnutí údajů může mít za následek nemožnost zpracování faktury).

6. K předání osobních údajů mimo společnost OXIMO může dojít pouze ve specifických situacích. Údaje mohou být předávány příjemcům a dalším třetím osobám za účelem dosažení účelů uvedených v bodě 5 v rozsahu, který je pro ně nezbytný pro plnění úkolů objednaných společností OXIMO, pokud to vyžaduje zákon nebo pokud má společnost OXIMO jiný právní základ. Za příjemce nebo jiné třetí osoby lze považovat:

a. subjekty zpracovávající osobní údaje jménem společnosti OXIMO, jako jsou dodavatelé IT systémů, subjekt poskytující služby v oblasti lidských zdrojů a mezd nebo subjekty poskytující služby archivace dokumentů. Tyto typy subjektů samostatně nerozhodují o způsobu zpracování vašich osobních údajů. Zpracovávají osobní údaje pouze v rozsahu, který je nezbytný pro výkon činnosti společnosti OXIMO. OXIMO jako ADO vašich osobních údajů má kontrolu nad činností těchto subjektů prostřednictvím příslušných smluvních ustanovení chránících vaše soukromí.

b. veškeré orgány státní správy (např. Policie ČR), orgány jiných členských států EU (např. orgány zřízené k ochraně osobních údajů v jiných členských státech) nebo soudy, pokud to vyžadují platné právní předpisy státu nebo EU nebo na jejich žádost; c. poskytovatelé kurýrních nebo poštovních služeb;

d. dopravní a spediční společnosti;

e. další osoby v rámci organizace daného klienta.

7. Osobní údaje nemůžeme zpracovávat, pokud nemáme platný právní základ. Osobní údaje tedy zpracováváme pouze v případě, že:

zpracování je nezbytné pro splnění smluvních závazků vůči vám, pokud jste smluvní stranou smlouvy uzavřené s OXIMO nebo si objednáváte produkty nabízené OXIMO;

b. zpracování je nezbytné pro splnění našich právních povinností

např. povinnost vystavit fakturu nebo jiný doklad vyžadovaný zákonem, nebo nám to zákon výslovně ukládá (to se týká případů poskytování údajů o zákaznících na žádost příslušných orgánů nebo soudů);

c. zpracování je nezbytné pro oprávněné zájmy společnosti OXIMO nebo třetí strany a nemá nepřiměřený dopad na vaše zájmy nebo základní práva a svobody.

8. Upozorňujeme, že při zpracování osobních údajů na tomto základě se vždy snažíme zachovat rovnováhu mezi naším oprávněným zájmem a vaším soukromím. Tyto „oprávněné zájmy“ jsou následující:

– uzavírání a plnění smluv se Zákazníky, kteří jsou organizačními složkami bez právní subjektivity nebo právnickými osobami (postup podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR);

– zakládání nebo uplatňování občanskoprávních nároků společností OXIMO v rámci její činnosti, jakož i obrana proti takovým nárokům;

– ověřování zákazníků ve veřejných rejstřících;

– kontakt se zákazníky, včetně vedení interní evidence zákazníků, která umožní společnosti OXIMO kontaktovat zákazníky;

– základní výměna údajů o zákaznících prostřednictvím informačních systémů používaných společností OXIMO.

9. V souvislosti s výše uvedeným budou Vaše osobní údaje zpracovávány na základě čl. 6 odst. 1 písm. b, c, f obecného nařízení o ochraně osobních údajů ze dne 27. dubna 2016;

10. V ostatních případech budou Vaše osobní údaje zpracovávány pouze na základě předchozího souhlasu v rozsahu a za účelem uvedeným v souhlasu, a to v souladu s čl. 6 odst.

1 písm. a), který lze kdykoli odvolat, aniž by byla dotčena zákonnost zpracování na základě souhlasu před jeho odvoláním.

10. Údaje získané z jiných zdrojů – vaše osobní údaje můžeme získat z veřejně dostupných zdrojů, jako jsou obchodní rejstříky CEIDG nebo KRS, abychom si ověřili informace poskytnuté zákazníky. Rozsah zpracovávaných údajů bude v tomto případě omezen na údaje veřejně dostupné v příslušných registrech.

Vaše osobní údaje můžeme získat také od subjektů, ve kterých jste zaměstnáni nebo které zastupujete. Rozsah zpracovávaných údajů bude v tomto případě zahrnovat informace nezbytné pro plnění smlouvy mezi OXIMO a takovým subjektem, např. informace o ukončení vašeho pracovního poměru u daného subjektu, změně kontaktních údajů nebo změně služebního zařazení.

11. Vaše osobní údaje budou zpracovávány pouze našimi pověřenými zaměstnanci, kteří k nim musí mít přístup pro výkon své funkce; Vaše osobní údaje mohou být svěřeny ke zpracování dalším subjektům pro účely odpovídající smlouvám o pověření zpracováním osobních údajů uzavřeným společností OXIMO nebo na základě obecně platných právních předpisů.

12. V některých situacích jsme oprávněni předat Vaše údaje, pokud je to nezbytné pro plnění smlouvy: subjektům podílejícím se na poskytování služby a dalším příjemcům údajů, včetně advokátních kanceláří, statutárních auditorů, inkasním subjektům v případě vymáhání pohledávek za nedoplatky s poplatky, subjektům poskytujícím služby v oblasti doručování korespondence související s plněním smlouvy a dalším institucím oprávněným na základě obecně platných právních předpisů.

13. Vaše osobní údaje budou uchovávány po dobu trvání smlouvy a závazků z ní vyplývajících a v souladu s dalšími ustanoveními obecného práva, zejména zákona o účetnictví ze dne 29. září 1994 (Sb. z. a n. 2018.0.395 ve znění pozdějších předpisů) – daňový řád.

Bez ohledu na výše uvedené lhůty mohou být vaše údaje zpracovávány společností OXIMO pro účely vzniku nebo uplatnění občanskoprávních nároků společnosti OXIMO v rámci jejího podnikání, jakož i obrany proti takovým nárokům – po dobu příslušných promlčecích lhůt pro takové nároky, tj. v zásadě nejdéle po dobu 6 let od události, která vedla ke vzniku nároku.

14. Každá osoba má právo na přístup ke svým osobním údajům zpracovávaným společností OXIMO. Pokud se domníváte, že údaje, které se vás týkají, jsou nesprávné nebo neúplné, neprodleně nás o tom informujte. Naše společnost tyto informace bez zbytečného odkladu opraví. Kromě toho máte právo na:

– odvolat svůj souhlas v případě, že společnost OXIMO takový souhlas se zpracováním získala 16. V reakci na vaši žádost vás společnost OXIMO může požádat o ověření vaší totožnosti nebo o poskytnutí informací, které nám pomohou lépe porozumět situaci. Pokud Vašim žádostem nevyhovíme, budeme se snažit Vám naše rozhodnutí vysvětlit.

17. Vaše osobní údaje mohou být použity k automatizovanému rozhodování na základě osobních údajů zpracovávaných v rámci plnění smlouvy společností OXIMO, přičemž důsledkem takového zpracování bude možnost určit vaše osobní preference a chování na základě vašich osobních údajů a historie vaší obchodní spolupráce se společností OXIMO. Profilování bude použito pro účely přípravy a předložení individuální, na míru šité marketingové nabídky.

18. Vaše osobní údaje nejsou předávány do třetí země (mimo EHP) nebo mezinárodní organizaci. K tomu však může dojít. Pokud budeme muset vaše osobní údaje předat mimo EU/EHP, zajistíme, aby existovaly zvláštní záruky v podobě vzorových doložek, a zajistíme, aby byla použita odpovídající úroveň ochrany údajů, která vaše údaje ochrání.

19. Pokud nejste spokojeni se způsobem, jakým OXIMO zpracovává vaše osobní údaje, upozorněte nás na problém a my případné nesrovnalosti prošetříme. Své obavy prosím oznamte na výše uvedených kontaktních údajích.

Máte také právo podat stížnost předsedovi Úřadu pro ochranu osobních údajů (PUODO), ul. Rates 2.00-193 Varšava, tel.: 22 531 03 00, fax. 22 531 03 01, e-mail: kancelaria@uodo.gov.pl; pokud se domníváte, že zpracování vašich osobních údajů porušuje ustanovení obecného nařízení o ochraně osobních údajů ze dne 27. dubna 2016.

20. Abychom udrželi vaše osobní údaje aktuální a přesné, můžeme vás čas od času požádat, abyste zkontrolovali a potvrdili osobní údaje, které o vás uchováváme, nebo abyste nás informovali o jakýchkoli změnách těchto osobních údajů (například o změně e-mailové adresy). Doporučujeme vám, abyste pravidelně kontrolovali, zda jsou zpracovávané osobní údaje správné, aktuální a úplné.

21. Poskytnutí Vašich osobních údajů je vědomé a dobrovolné, avšak nezbytné pro uzavírání a plnění smluv či jiné občanskoprávní činnosti. Odmítnutí nebo nesouhlas s jejich zpracováním bude mít za následek nemožnost uzavřít smlouvu nebo spolupracovat s OXIMO.

22. Sociální nástroje.

Naše webové stránky využívají pluginy a další sociální nástroje poskytované sociálními sítěmi, jako jsou Facebook, Instagram, Google, LinkedIn.

Zobrazením našich webových stránek obsahujících takový plugin naváže váš prohlížeč přímé spojení se servery správců sociálních sítí (poskytovatelů služeb). Obsah zásuvného modulu je přenesen daným poskytovatelem služeb přímo do vašeho prohlížeče a integrován do webové stránky. Díky této integraci poskytovatelé služeb obdrží informaci o tom, že váš prohlížeč zobrazil naši webovou stránku, a to i v případě, že u daného poskytovatele služeb nemáte profil nebo nejste v daném okamžiku přihlášeni. Tyto informace (spolu s vaší IP adresou) jsou vaším prohlížečem odeslány přímo na server daného poskytovatele služeb (některé servery se nacházejí v USA) a tam uloženy.

Pokud jste přihlášeni na některé ze sociálních sítí, bude tento poskytovatel služeb schopen přiřadit návštěvu našich webových stránek přímo k vašemu profilu na dané sociální síti.

Pokud použijete daný plug-in, např. kliknutím na tlačítko „To se mi líbí“ nebo „Sdílet“, budou příslušné informace rovněž odeslány přímo na server daného poskytovatele služeb a tam uloženy.

Kromě toho budou tyto informace zveřejněny na dané sociální síti a zobrazí se lidem přidaným jako vaše kontakty. Účel a rozsah shromažďování údajů a jejich další zpracování a použití poskytovateli služeb, jakož i možnost kontaktu a vaše práva v tomto ohledu a možnost provedení nastavení na ochranu vašeho soukromí jsou popsány v zásadách ochrany osobních údajů jednotlivých poskytovatelů služeb.

Facebook – https://www.facebook.com/legal/FB_Work_Privacy,

Instagram – https://help.instagram.com/519522125107875?helpref=page_content,

Google – https://policies.google.com/privacy?hl=pl,

LinkedIn – https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy.

Pokud si nepřejete, aby sociální sítě přiřadily údaje shromážděné během vaší návštěvy našich webových stránek přímo k vašemu profilu na dané webové stránce, musíte se před návštěvou našich webových stránek z těchto stránek odhlásit. Načítání zásuvných modulů na webových stránkách můžete také zcela zabránit použitím příslušných rozšíření pro váš prohlížeč, např. blokováním skriptů.

23. Toto ustanovení může být předmětem dalších změn. Pokud to bude vyžadovat zákon, budou vám veškeré informace o budoucích změnách nebo doplnění zpracování osobních údajů popsaných v tomto článku, které se vás mohou týkat, poskytnuty prostřednictvím vhodné formy komunikace, kterou společnost OXIMO obvykle používá při styku se zákazníky a smluvními partnery.

OXIMO

Správce osobních údajů